Vì sao “có quy trình” và “quy trình vận hành được” là hai chuyện khác nhau
Nhiều nhà hàng buffet đã có sẵn các hướng dẫn vệ sinh dán trên tường bếp, nhưng vẫn gặp sự cố vì các hướng dẫn đó không được viết thành quy trình vận hành chuẩn – nghĩa là không rõ ai chịu trách nhiệm, làm vào lúc nào, kiểm tra bằng cách nào và ghi nhận lại ở đâu. Theo ước tính của Tổ chức Y tế Thế giới (WHO), có khoảng 600 triệu ca bệnh và 420.000 ca tử vong mỗi năm trên toàn cầu liên quan đến thực phẩm không an toàn – một con số nhắc nhở rằng phần lớn sự cố xuất phát từ lỗi vận hành lặp lại trong bếp ăn thương mại, chứ không phải từ sự cố hiếm gặp. Một quy trình chuẩn được viết ra, huấn luyện và giám sát đúng cách là công cụ hiệu quả nhất để giảm những lỗi lặp lại này.
Một quy trình vệ sinh an toàn thực phẩm chuẩn cần có những thành phần nào
- Phạm vi áp dụng: quy trình áp dụng cho khu vực nào (bếp sơ chế, bếp nóng, tuyến buffet, khu rửa chén) – tránh viết một quy trình chung chung cho toàn bộ nhà hàng.
- Người chịu trách nhiệm: ghi rõ chức danh chịu trách nhiệm thực hiện và người giám sát, ký duyệt.
- Tần suất thực hiện: theo ca, theo giờ, theo ngày hay theo tuần – mỗi đầu việc vệ sinh cần một tần suất cụ thể thay vì “thường xuyên”.
- Các bước thực hiện cụ thể: mô tả từng thao tác theo đúng thứ tự, kèm hóa chất, dụng cụ sử dụng và nồng độ pha nếu có.
- Tiêu chí đạt/không đạt: quy trình chỉ có giá trị khi có tiêu chí rõ ràng để người thực hiện tự đánh giá được kết quả.
- Hành động khắc phục: nếu kiểm tra không đạt thì bước tiếp theo là gì, ai xử lý.
- Biểu mẫu ghi nhận: để lại bằng chứng bằng văn bản hoặc số hóa, phục vụ việc truy vết khi có sự cố và các đợt thanh tra, đánh giá.
Các bước triển khai quy trình tại nhà hàng buffet
- Bước 1 – Khảo sát hiện trạng: đi một vòng thực tế theo dòng chảy thực phẩm (nhập nguyên liệu, sơ chế, chế biến, trưng bày, dọn dẹp) để ghi nhận những điểm đang làm tốt và những điểm còn tùy tiện, không thống nhất giữa các ca.
- Bước 2 – Soạn thảo quy trình theo từng khu vực: viết riêng cho từng khu vực thay vì một tài liệu chung, ưu tiên khu vực có rủi ro cao trước như tuyến buffet, khu sơ chế thịt sống, khu rửa chén.
- Bước 3 – Thử nghiệm và điều chỉnh: áp dụng thử trong 1-2 tuần, thu thập phản hồi từ chính nhân viên thực hiện – quy trình quá phức tạp hoặc không phù hợp với nhịp làm việc thực tế sẽ khó được tuân thủ lâu dài.
- Bước 4 – Đào tạo và ký nhận: huấn luyện trực tiếp tại vị trí làm việc, không chỉ phát tài liệu để nhân viên tự đọc, và yêu cầu ký xác nhận đã hiểu quy trình.
- Bước 5 – Giám sát, ghi nhận và rà soát định kỳ: quy trình cần được rà soát lại ít nhất mỗi 6 tháng hoặc ngay khi có thay đổi về thực đơn, mặt bằng hoặc thiết bị.
Những lỗi khiến quy trình chỉ nằm trên giấy
Quy trình thất bại phổ biến nhất không phải vì nội dung sai, mà vì cách triển khai: viết quá dài khiến nhân viên không đọc hết, không có ai chịu trách nhiệm giám sát việc tuân thủ sau khi ban hành, hoặc quy trình không được cập nhật khi nhà hàng đổi món, đổi mặt bằng bếp. Một quy trình ngắn gọn, được giám sát đều đặn và có bằng chứng ghi nhận luôn hiệu quả hơn một tài liệu dài nhưng không ai theo dõi việc thực hiện.
Ví dụ một hạng mục cụ thể trong quy trình khu vực buffet
Để hình dung rõ hơn một hạng mục hoàn chỉnh trông như thế nào, ví dụ với công việc “vệ sinh khay và dụng cụ gắp trên tuyến buffet”: phạm vi áp dụng là toàn bộ khay inox và dụng cụ gắp đang sử dụng tại quầy; người thực hiện là nhân viên phụ trách khu vực buffet của ca đó; tần suất là mỗi khi thay khay mới và tối thiểu mỗi 2 giờ trong giờ cao điểm; các bước gồm tráng sơ, ngâm dung dịch khử trùng theo đúng nồng độ pha, tráng lại bằng nước sạch và để ráo tự nhiên trước khi dùng lại; tiêu chí đạt là khay không còn mùi hóa chất, không còn cặn thức ăn bám ở góc khay; nếu không đạt thì phải ngâm lại từ đầu, không được lau khô tạm để dùng ngay; và cuối cùng nhân viên đánh dấu hoàn thành trên biểu mẫu theo ca. Một hạng mục được viết cụ thể đến mức này giúp bất kỳ nhân viên nào, kể cả người mới, cũng thực hiện đúng mà không cần hỏi lại quản lý.
Vai trò của quản lý ca trong việc duy trì quy trình sống
Quy trình chỉ thực sự “sống” khi có người theo dõi việc tuân thủ hằng ngày, không chỉ dựa vào ý thức tự giác của từng nhân viên. Quản lý ca nên dành vài phút đầu và cuối ca để kiểm tra nhanh các hạng mục quan trọng nhất, đối chiếu với biểu mẫu đã ký nhận, và trực tiếp góp ý ngay tại chỗ khi phát hiện sai lệch thay vì đợi đến cuộc họp cuối tuần. Cách làm này giúp quy trình được điều chỉnh liên tục theo thực tế vận hành, thay vì chỉ là một tài liệu cố định được viết ra một lần rồi không ai xem lại.
Kết hợp thiết bị phù hợp để quy trình dễ tuân thủ hơn
Một quy trình chuẩn sẽ khó thực hiện nếu nhà hàng thiếu thiết bị hỗ trợ tương ứng – trạm rửa tay đúng vị trí, hóa chất khử trùng có nồng độ pha sẵn đúng chuẩn, dụng cụ phân màu theo khu vực. Horeca Industry đồng hành cùng các nhà hàng, khách sạn trong việc lựa chọn hóa chất và thiết bị vệ sinh phù hợp với từng quy trình vận hành thực tế. Anh chị có thể liên hệ Zalo 0938-613-408 để được tư vấn cụ thể theo mặt bằng bếp của mình.