Với các nhà máy trong Khu công nghệ cao Thủ Đức, việc mua sỉ nước dừa đóng hộp không dừng lại ở việc chốt một mức giá tốt. Với sản lượng đều đặn theo thùng/tháng, bộ phận thu mua và kế toán cần một quy trình đặt hàng lặp lại, một chu kỳ xuất hoá đơn rõ ràng, và các điều khoản hợp đồng được thống nhất từ đầu — để mỗi lần đặt hàng không phải đàm phán lại từ đầu như một đơn hàng lẻ.
Vì sao nhà thầu suất ăn cần một quy trình đặt hàng bài bản
Nhiều nhà thầu suất ăn tại Khu công nghệ cao Thủ Đức phục vụ hợp đồng suất ăn theo tháng với nhà máy khách hàng, nghĩa là chi phí nguyên liệu đầu vào cũng cần được lập kế hoạch theo tháng tương ứng. Nếu mỗi lần cần hàng lại phải chốt giá và điều khoản mới, bộ phận thu mua khó dự đoán chính xác chi phí nước giải khát khi lập bảng giá trình nhà máy khách hàng. Một quy trình đặt hàng theo hợp đồng, với sản lượng và mức giá đã thống nhất trước, giúp việc lập ngân sách hàng tháng trở nên chủ động hơn nhiều.
Xác định sản lượng và tần suất đặt hàng trước khi ký hợp đồng
Trước khi ký hợp đồng cung ứng, TropicSun trao đổi với bộ phận thu mua về sản lượng dự kiến theo thùng/tháng và lít/năm, cũng như tần suất đặt hàng phù hợp với chu kỳ sản xuất suất ăn của nhà máy hoặc nhà thầu suất ăn. Việc xác định rõ những con số này ngay từ đầu giúp cả hai bên xây dựng đơn đặt hàng định kỳ thay vì phải lập đơn hàng mới và thương lượng lại mỗi lần có nhu cầu.
Chu kỳ xuất hoá đơn phù hợp với vận hành bếp ăn
Với mô hình mua sỉ theo hợp đồng, hoá đơn thường được xuất theo kỳ — có thể theo từng đợt giao hàng hoặc gộp theo tháng, tuỳ theo cách vận hành của bộ phận kế toán bên mua. TropicSun làm việc theo hợp đồng và công nợ, thay vì thu tiền ngay như bán lẻ, giúp bộ phận thu mua của nhà máy hoặc nhà thầu suất ăn chủ động sắp xếp dòng tiền và đối chiếu công nợ theo đúng chu kỳ nội bộ của đơn vị mình.
Những điều khoản nên thống nhất rõ trong hợp đồng
Một hợp đồng cung ứng sỉ rõ ràng nên nêu cụ thể: mức giá áp dụng trong thời hạn hợp đồng, cách xử lý khi sản lượng thực tế tăng hoặc giảm so với dự kiến ban đầu, thời hạn hiệu lực của hợp đồng, và quy trình thông báo khi một trong hai bên muốn điều chỉnh điều khoản. Việc thống nhất rõ những điểm này từ đầu giúp tránh phát sinh tranh cãi giữa các kỳ thanh toán, đặc biệt khi sản lượng của nhà máy biến động theo mùa sản xuất.
- Đơn đặt hàng định kỳ theo thùng/tháng, không cần thương lượng lại mỗi lần
- Chu kỳ xuất hoá đơn thống nhất, phù hợp lịch đối chiếu công nợ của bộ phận kế toán
- Mức giá cố định trong thời hạn hợp đồng, có điều khoản xử lý khi sản lượng thay đổi
- Làm việc theo hợp đồng và công nợ, phù hợp mô hình thu mua B2B của nhà máy và nhà thầu suất ăn
Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi ký hợp đồng
Để việc ký hợp đồng và thiết lập chu kỳ thanh toán diễn ra nhanh, bộ phận thu mua nên chuẩn bị trước thông tin pháp lý của đơn vị mua hàng, thông tin xuất hoá đơn giá trị gia tăng, và người phụ trách đối chiếu công nợ phía nhà máy hoặc nhà thầu suất ăn. TropicSun cũng gửi kèm hồ sơ nhà máy và bảng giá theo thùng/tháng để bộ phận thu mua có đủ căn cứ trình lên cấp phê duyệt nội bộ trước khi ký chính thức.
Bắt đầu từ một đơn hàng mẫu trước khi ký hợp đồng dài hạn
Với các nhà máy hoặc nhà thầu suất ăn tại khu vực Thủ Đức chưa từng làm việc với TropicSun, chúng tôi khuyến nghị bắt đầu bằng một đợt đặt mẫu thử để đánh giá khẩu vị và cách phối hợp làm việc thực tế, trước khi thống nhất điều khoản cho hợp đồng cung ứng dài hạn.
Nếu doanh nghiệp của anh chị tại Khu công nghệ cao Thủ Đức đang cần thiết lập hợp đồng mua sỉ nước dừa đóng hộp với chu kỳ đặt hàng và thanh toán rõ ràng, anh chị có thể liên hệ Zalo 0938-613-408 để trao đổi về sản lượng và nhận mẫu hợp đồng tham khảo.