Vòng thẩm định nhà cung cấp trước khi hợp đồng MICE được ký
Với các chương trình hội nghị, sự kiện khen thưởng (incentive trip) quy mô lớn do doanh nghiệp FDI hoặc tập đoàn đa quốc gia tổ chức, việc chọn được đơn vị lữ hành thắng thầu không dừng ở bảng báo giá và lịch trình đẹp. Trước khi ký hợp đồng, bộ phận thu mua hoặc bộ phận tuân thủ của khách hàng doanh nghiệp thường tiến hành một vòng thẩm định riêng cho toàn bộ chuỗi cung ứng mà công ty lữ hành sẽ sử dụng — từ nơi lưu trú, đơn vị vận chuyển, đến từng nhà cung cấp thực phẩm, đồ uống phục vụ trong chương trình. Đây là bước mà nhiều công ty lữ hành quy mô vừa chưa chuẩn bị kỹ, dù nó có thể quyết định việc có được chọn hay không trước khi bước vào vòng đàm phán giá.
BRCGS hạng A: mục thường xuất hiện trong bộ câu hỏi thẩm định của khách hàng doanh nghiệp
Khác với giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm cơ bản, BRCGS (British Retail Consortium Global Standards) là bộ tiêu chuẩn đánh giá qua audit độc lập, phổ biến trong bộ câu hỏi thẩm định nhà cung cấp của các tập đoàn quốc tế vì đây là ngôn ngữ chung mà bộ phận tuân thủ ở nhiều nước cùng công nhận. Nhà máy sản xuất nước dừa TropicSun đạt chứng nhận BRCGS hạng A, đồng thời đăng ký FDA và xuất khẩu sang hơn 20 quốc gia. Với một khách hàng doanh nghiệp đang thẩm định nhà cung cấp cho một chương trình MICE giá trị lớn, đây là những dữ kiện cụ thể giúp hồ sơ được đánh giá nhanh, thay vì phải giải thích thêm hay chờ xác minh kéo dài.
Thiếu hồ sơ đúng lúc có thể khiến công ty lữ hành bị loại trước khi vào vòng báo giá
Nhiều bộ câu hỏi thẩm định của khách hàng doanh nghiệp có thời hạn phản hồi cụ thể, thường chỉ vài ngày làm việc kể từ khi RFP được gửi đi. Nếu công ty lữ hành hoặc nhà cung cấp đồ uống đi kèm không có sẵn hồ sơ chứng nhận, khoảng thời gian chờ xin và xác minh tài liệu có thể khiến hồ sơ bị đánh giá thấp về mức độ sẵn sàng, thậm chí bị loại khỏi danh sách rút gọn trước khi bên mời thầu kịp so sánh giá giữa các ứng viên.
- Hồ sơ BRCGS hạng A, đăng ký FDA cần sẵn sàng gửi trong vòng 1-2 ngày làm việc
- Thông tin xuất khẩu 20+ quốc gia là dữ kiện cụ thể, dễ đối chiếu trong bộ câu hỏi thẩm định
- Tốc độ phản hồi hồ sơ ảnh hưởng trực tiếp đến điểm đánh giá mức độ sẵn sàng của nhà thầu
- Phù hợp đưa vào gói hồ sơ dự thầu chương trình MICE, hội nghị, sự kiện khen thưởng quy mô lớn
Chuẩn bị hồ sơ trước mùa đấu thầu, không đợi đến khi RFP được gửi
Cách chủ động nhất là công ty lữ hành xây dựng sẵn một bộ hồ sơ nhà cung cấp — bao gồm chứng nhận BRCGS, thông tin đăng ký FDA, năng lực xuất khẩu — cho từng hạng mục thực phẩm, đồ uống trước khi bước vào mùa cao điểm đấu thầu các chương trình MICE cuối năm hoặc đầu năm. Khi đó, ngay khi nhận được bộ câu hỏi thẩm định từ khách hàng doanh nghiệp, đội ngũ phụ trách chỉ cần gửi hồ sơ đã có sẵn thay vì phải liên hệ gấp từng nhà cung cấp để xin tài liệu.
Một hồ sơ nhỏ, nhưng ảnh hưởng đến giá trị hợp đồng lớn
Các chương trình MICE thường có giá trị hợp đồng cao hơn nhiều so với tour lẻ thông thường, kéo dài nhiều ngày và có ngân sách F&B riêng cho toàn đoàn. Việc bị loại ngay từ vòng thẩm định vì thiếu một bộ hồ sơ chứng nhận là một rủi ro không đáng có, khi bản thân việc chuẩn bị hồ sơ này không tốn nhiều chi phí hay thời gian nếu được làm sớm.
Đưa hồ sơ chứng nhận vào quy trình chuẩn bị đấu thầu, không phải việc làm riêng lẻ
Nhiều công ty lữ hành để việc chuẩn bị hồ sơ chứng nhận nhà cung cấp tách rời khỏi quy trình chuẩn bị đấu thầu tổng thể, dẫn đến tình trạng nhớ ra thì đã gần hết hạn nộp hồ sơ. Cách làm hiệu quả hơn là đưa việc này thành một mục cố định trong checklist chuẩn bị mỗi lần tham gia đấu thầu chương trình MICE, cùng với các tài liệu về năng lực tổ chức, bảo hiểm, nhân sự — để không có mục nào bị bỏ sót vào phút chót.
Anh chị đang chuẩn bị hồ sơ tham gia đấu thầu một chương trình MICE hoặc hội nghị doanh nghiệp lớn? TropicSun gửi sẵn bộ hồ sơ chứng nhận BRCGS hạng A, thông tin đăng ký FDA và năng lực xuất khẩu để anh chị đưa vào gói hồ sơ dự thầu đúng hạn. Liên hệ Zalo 0938-613-408 để nhận tài liệu nhanh.