Bài toán tồn kho đồ uống mà bộ phận vận hành canteen thường gặp
Ở nhiều trường quốc tế tại TP.HCM, canteen phải phục vụ đồng thời nhiều lứa tuổi, nhiều suất ăn khác nhau trong ngày, trong khi kho bảo quản lại có diện tích giới hạn. Khi danh mục đồ uống quá phân mảnh — vài loại cần giữ lạnh, vài loại để nhiệt độ thường, dung tích không đồng nhất — bộ phận Operations/Facilities Manager phải mất nhiều thời gian đối chiếu tồn kho, tính hạn sử dụng và sắp xếp không gian lưu trữ.
Đây là lý do một số trường bắt đầu chuyển hướng sang chuẩn hóa danh mục đồ uống quanh một vài SKU cố định, thay vì đặt hàng theo cảm tính hoặc theo mùa vụ.
Vì sao hộp giấy Tetra Pak giúp đơn giản hóa vận hành
Toàn bộ 11 SKU của TropicSun đều là nước ép và nectar tiệt trùng UHT, đóng trong hộp giấy Tetra Pak, bảo quản ở nhiệt độ thường cho tới khi mở hộp. Điều này có ba tác động trực tiếp tới công việc của bộ phận vận hành:
- Không cần bố trí thêm tủ lạnh hoặc kho mát riêng cho đồ uống
- Dễ xếp chồng, dễ kiểm đếm theo thùng, thuận tiện cho kiểm kê định kỳ
- Hạn sử dụng dài giúp đặt hàng theo lô lớn cho cả học kỳ thay vì nhập hàng liên tục
Danh mục SKU để xây dựng thực đơn đồ uống theo tuần
Với 7 dòng 1L (nước ép táo, nectar xoài, nectar cam, nước dừa nguyên chất, hai dòng trái cây nhiệt đới phối trộn thanh long với mãng cầu, sơ ri và thanh long với vải, sơ ri, cùng sữa dừa) và 4 dòng 330ml, nhà trường có đủ lựa chọn để luân phiên đồ uống trong tuần mà vẫn chỉ làm việc với một đầu mối cung cấp. Trong đó, Nectar Cam 1L và Nước dừa 330ml là hai SKU được các trường quốc tế và nhà thầu suất ăn đặt hàng nhiều nhất, phù hợp cho cả bữa bán trú lẫn bữa phụ giữa giờ.
Từ thực đơn đồ uống đến kế hoạch tồn kho cả học kỳ
Khi danh mục được chuẩn hóa, bộ phận vận hành có thể lập bảng định lượng theo số suất ăn mỗi ngày, quy đổi ra số thùng cần đặt mỗi tháng, và đối chiếu với lịch học để tính toán các giai đoạn cao điểm như đầu học kỳ hoặc mùa thi. Việc này giúp giảm tình trạng thiếu hàng đột xuất hoặc tồn kho dư thừa gần hết hạn — hai vấn đề phổ biến khi danh mục đồ uống quá đa dạng và không có kế hoạch đặt hàng rõ ràng.
Đối với các đơn vị thầu suất ăn phục vụ nhiều trường cùng lúc, việc dùng chung một danh mục SKU cho tất cả các điểm phục vụ còn giúp đơn giản hóa việc kiểm soát chất lượng và đàm phán với nhà cung cấp, thay vì phải quản lý nhiều hợp đồng nhỏ lẻ với các thương hiệu khác nhau cho từng cơ sở.
Vai trò của bộ phận thu mua trong việc chuẩn hóa danh mục
Trên thực tế, việc chuẩn hóa danh mục đồ uống không chỉ là quyết định của canteen mà thường cần sự phối hợp giữa bộ phận thu mua, bộ phận tài chính và ban giám hiệu — vì liên quan trực tiếp tới ngân sách năm học và cam kết chất lượng với phụ huynh. Khi có một bộ tiêu chí rõ ràng về SKU, quy cách đóng gói và hồ sơ chứng nhận, quá trình phê duyệt nội bộ cũng diễn ra nhanh hơn so với việc xem xét từng đơn hàng lẻ tẻ theo mùa vụ.
Thời điểm phù hợp để rà soát lại danh mục đồ uống
Phần lớn các trường quốc tế thường rà soát lại nhà cung cấp và thực đơn canteen trong khoảng tháng 4 đến tháng 6, trước khi bước vào năm học mới, với chu kỳ quyết định thường kéo dài từ ba đến sáu tháng do cần thời gian lấy mẫu, đối chiếu hồ sơ và phê duyệt nội bộ. Nếu anh chị đang trong giai đoạn chuẩn bị cho năm học tới, đây là thời điểm phù hợp để trao đổi sớm với nhà cung cấp.
Để nhận thông tin chi tiết về quy cách đóng thùng, hồ sơ chứng nhận và đặt mẫu thử phù hợp với quy mô canteen của trường, anh chị có thể liên hệ TropicSun qua Zalo hoặc hotline 0938-613-408.